وظایف کارمند اداری


تاریخ نگارش: ۱۳۹۷/۰۱/۲۸
نویسنده: ع.دیداری
دسته بندی: مطالب آموزشی
بازدید: 1757

 

وظایف این افراد آنقدر متنوع است که نمی توان فهرست آنها را در یک اداره خاص عنوان کرد. آنها باید اطلاعات محدودی درباره سیستم ها و جریان های مدیریتی داشته باشند.وظایف دفتری ممکن است طبق فرآیندهای کاری شرکت تعیین شود و یا ترکیبی از وظایف زیر باشد:

وظایف

پاسخگویی به تلفن،تایپ و واژه پردازی، دفترداری، تند نویسی، کار با دستگاه های اداری و بایگانی.

جمع آوری، شمارش، تخصیص بودجه، دفتر داری و تکمیل معاملات بانکی.

ارتباط با مشتریان،کارمندان و افراد دیگر برای پاسخگویی به سوالات.

پاسخگویی به تلفن ، ارتباط دادن تماس ها و دریافت پیام.

گردآوری،کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد مربوط به فعالیت های اداری معاملات بازرگانی و دیگر فعالیت ها.

تکمیل و ارسال صورتحساب ها، قراردادها،سیاست گذاریها، فاکتورها یا چک ها.

 به کار انداختن دستگاه های اداری مانند فتوکپی، اسکنر، دستگاه های نسخه برداری، سیستم های پست صوتی و کامپیوترهای شخصی.

محاسبه، ثبت و تصحیح داده ها و سایر اطلاعات مانند گزارش ها و یادداشت ها.

نگهداری و به روز کردن دستی یا کامپیوتری سیستم های بانکهای اطلاعاتی، سیستم های پستی، دفاتر دارایی و بایگانی.

باز کردن، دسته بندی و تعیین مسیر نامه ها، پاسخگویی به نامه ها و آماده کردن آنها برای ارسال.

بررسی فایل ها،رکوردها و سایر اسناد برای دریافت اطلاعات و پاسخگویی به درخواست ها.

 

توانمندی ها :

درک شفاهی : توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه ها و جملات

بیان شفاهی : توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند.

درک نوشتاری : توانایی خواندن و درک اطلاعات و نظرات مکتوب.

بیان واضح : توانایی واضح صحبت کردن به گونه ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.

بیان نوشتاری : توانایی انتقال اطلاعات و ایده ها در نوشته ها به گونه ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.

تشخیص گفتار : توانایی تشخیص و درک گفتار دیگران

 

فعالیتهای حرفه :

تعامل با کامپیوترها : استفاده از کامپیوترها و سیستمهای کامپیوتری (شامل سخت افزارها و نرم افزارها) برای اجرای برنامه ها، نوشتن نرم افزارها، ورود داده ها، نصب کاربری ها یا فراوری اطلاعات

ایجاد ارتباط با سرپرست، همقطاران یا زیردستان : تأمین اطلاعات برای زیردستان، همکاران و سرپرستان از طریق تلفن، گزارش ها و فرم های نوشتاری، پست الکترونیکی یا ارتباط فردی

مستندسازی و ثبت اطلاعات : ورود اطلاعات، نسخه برداری، ثبت، ذخیره سازی یا نگه داری اطلاعات در اشکال نوشتاری، الکترونیکی یا مغناطیسی

انجام فعالیت های اداری : انجام وظایف اداری روزانه مانند حفظ فایل های اطلاعاتی و پردازش مدارک کاری

کسب اطلاعات : مشاهده، دریافت یا هر روش دیگر کسب اطلاعات از تمام منابع اطلاعاتی مناسب

مخابره با اشخاص بیرون از سازمان : مراوده با افراد خارج از سازمان، معرفی سازمان به مشتریان، عموم مردم و دولت و دیگر منابع بیرونی. انتقال اطلاعات ممکن است به صورت حضوری، نوشتاری، تلفنی و یا الکترونیکی باشد.

 

در خدمات اداری یکی از عناصر سازنده مجموعه کارهای اداری کارمند امور اداری است. کار در اداره کار در یک مجموعه است که افرادی در کنار یکدیگر اهداف سازمان را پی گیری می کنند و می توانند با عدم مسئولیت پذیری به یکدیگر و به کل مجموعه خسارت وارد کنند. پس بنابراین شما باید مسئولیت پذیر، وقت شناس، حوصله گزارش نویسی و اراسل نامه، مطالعه مستمر و دقیق گزارشات و نامه های ارسالی را داشته باشید.
<span style="font-family:b nazanin; font-size:12.0pt; line-height:115%; mso-ascii-font-family:" times="" new="" roman";="" mso-fareast-font-family:"times="" mso-hansi-font-family:"times="" roman""="" lang="AR-SA">بعلاوه شما باید وقت شناس و مخاطب شناس خوبی باشید به ارباب رجوع احترام بگذارید و برای کار و وقتش احترام فراوان قائل باشید. و در کوتاه کردن کارهای ارباب رجوع نهایت اهتمام را بورزید.

مقاله مرتبط در وبلاگ دهوند



اشتراک‌گذاری

نظرات

درج نظر جدید

captcha